Como segmentar campanhas da clínica com critérios administrativos?
Veja exemplos de segmentos por etapa do atendimento, com critérios de entrada, saída e exclusão para planejar campanhas sem inferir condições de saúde.
Segmente campanhas pela tarefa administrativa que precisa ser resolvida, como um pedido de agendamento ainda aberto ou uma pesquisa não respondida. Defina entrada, saída e exclusões de cada grupo antes de selecionar pacientes. Evite inferir diagnósticos, necessidade de exames ou tratamentos. Mesmo um critério administrativo pode revelar contexto de saúde, por isso a finalidade e o uso dos dados precisam de avaliação responsável.
Qual pendência justifica esse contato?
“Todos os pacientes antigos” é uma lista, mas ainda não é uma boa regra de campanha. Falta explicar o que a clínica pretende resolver e por que aquelas pessoas esperariam receber a mensagem. Comece pela tarefa: responder a um pedido aberto, avisar sobre uma mudança administrativa ou convidar para avaliar o atendimento.
A segmentação não deve produzir uma recomendação clínica disfarçada. Estar há algum tempo sem consulta não prova que a pessoa precisa retornar, repetir um exame ou iniciar um tratamento. Essa decisão não cabe a uma seleção de campanha nem à IA da recepção.
A ANPD destaca a natureza sensível dos dados de saúde. Chamar um filtro de administrativo não torna seu uso automaticamente adequado.
Exemplos por etapa do atendimento
Os exemplos abaixo são hipotéticos. Servem para desenhar regras e testar sua execução, não para autorizar um disparo.
| Grupo | Entrada | Saída | Exclusão a conferir |
|---|---|---|---|
| Pedido de agendamento aberto | Contato solicitou horários e aguarda continuidade | Agendamento, desistência ou encerramento | Contato já resolvido pela equipe |
| Pesquisa pendente | Atendimento concluído e convite elegível | Resposta ou fim do ciclo definido | Recusa e convite já enviado |
| Mudança de endereço da unidade | Agendamento ativo na unidade afetada | Aviso realizado ou agendamento cancelado | Cadastro incorreto ou aviso duplicado |
| Lista de espera ativa | Pedido de vaga ainda válido | Vaga aceita ou pedido encerrado | Desistência e preferência incompatível |
Inclua um responsável e uma data de revisão em cada regra. Um pedido encerrado não pode continuar elegível apenas porque a lista foi exportada na semana anterior.
Que critérios merecem uma pausa antes do envio?
Diagnóstico, medicamento, resultado de exame e observações do prontuário não devem virar atalhos de seleção comercial. Também tenha cuidado com inferências: o nome de um procedimento ou de uma especialidade pode revelar informação sensível mesmo sem mencionar uma doença.
Antes de usar qualquer dado, pergunte qual é a finalidade, se ele é necessário e quem está autorizado a acessar a seleção. Leve dúvidas sobre base legal e uso de dados sensíveis ao responsável por privacidade e ao jurídico. Um consentimento genérico de cadastro não responde sozinho a todas essas questões.
Não compre listas nem reúna números de grupos para montar uma campanha. A política do WhatsApp Business estabelece condições de permissão para contato e exige respeito à interrupção solicitada pelo destinatário.
Uma conferência curta antes de ativar
- Escreva o objetivo e a origem dos dados usados no filtro.
- Confira entrada, saída e validade do segmento.
- Retire contatos com restrição aplicável ao envio.
- Revise duplicidades, responsáveis e destinatários incorretos.
- Leia a mensagem sem as variáveis: ela revela algo desnecessário?
- Defina quem vai receber e resolver as respostas.
Em um teste fictício de aviso de endereço, inclua um agendamento cancelado e outro em unidade diferente. Ambos devem ficar fora da seleção. Inclua também um contato que já recebeu o aviso manualmente. Esse teste verifica a lógica da lista antes de envolver pacientes reais.
Como levar as regras para a VizuMed
A VizuMed oferece seleção de pacientes, campanhas em etapas, prévia e gatilhos configuráveis. Peça para demonstrar quais critérios estão disponíveis e como funcionam as exclusões no ambiente da clínica. Não presuma que uma regra desenhada na reunião já existe como filtro automático.
Comece com um segmento de finalidade clara e confira os registros de envio, as falhas e as respostas recebidas. Se a equipe precisa corrigir a mesma lista a cada rodada, revise a origem do dado ou mantenha uma etapa de validação antes da ativação. O objetivo é contatar quem tem uma pendência pertinente, não encontrar mais motivos para disparar mensagens.